نوفر في نوبتكس نظام الاتصالات الإدارية والموافقات هو نظام متكامل يستخدم في سياق إدارة المؤسسات لتيسير عمليات التواصل الداخلي وتسهيل عمليات الموافقات على القرارات. حيث يُمكّن النظام من توقيع مستندات متنوعة، مثل الشهادات والعقود، وفقًا لتوجيهات الإدارة المُعينة ونوع الطلب. يُتيح النظام تخصيص تسلسل الموافقات والإجراءات الضرورية لمعالجة الطلب، مما يسهل تنظيم ومتابعة العمليات بشكل فعّال.

1. يُمكن للنظام إدارة المستندات بشكل إلكتروني، ما يُسهل عمليات التعاون والمشاركة بين أعضاء الفريق.
2. يدعم النظام التوقيع الرقمي، مما يعزز الأمان ويقلل من فترات الموافقة، ويُمكن للمستخدمين من توقيع المستندات بشكل آمن.
3. يقوم النظام بتسهيل تسلسل الإجراءات والموافقات المطلوبة لتوقيع المستندات، وبذلك يساهم في تنظيم العمليات وتعزيز الشفافية.
4. يُتيح النظام تحديد صلاحيات محددة للمستخدمين، مما يحدد من يمكنه الوصول إلى المعلومات وتحرير المستندات.
5. يوفر النظام نظامًا لتبادل التنبيهات والإشعارات، مما يُسهل عمليات التواصل ويسرع عمليات الموافقة.
6. يُمكن تكامل النظام مع العديد من التطبيقات الأخرى، مثل أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) أو نظم إدارة المشاريع، لتحقيق تجربة استخدام متكاملة وشاملة 

-  التوقيع الرقمي

دعم التوقيع الرقمي حيث يعتبر تقنية آمنة وفعّالة لحفظ الملفات وتجنب أخطاء التوقيع اليدوي مما يساهم في تعزيز مستوى السيطرة والشفافية في عمليات الموافقة والتوقيع للأشخاص المصرح لهم.

-  تسلسل الموافقات

تحديد تسلسل الإجراءات والموافقات الضرورية لعملية توقيع المستندات مما يضمن اتباع الخطوات الصحيحة والموافقة من قبل الأطراف المعني

- تعيين الصلاحيات

تعيين صلاحيات خاصة للمستخدمين يتيح لهم توقيع مستندات معينة وفقًا لإجراءات محددة. هذا التعيين الدقيق يسمح بتحديد من يمكنه المشاركة في عمليات التوقيع وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها داخل المؤسسة.

- ترميز المستندات

إضافة ترميز متسلسل أو باركود لكل تصنيف أو طلب في عمليات الإدارة والتتبع في تعزيز كفاءة العمليات وتحسين دقة التتبع. يساهم ترميز كل تصنيف أو طلب بتسلسل متسلسل أو باركود في إيجاد وسيلة فعّالة لتتبع مواقع وحالات الطلبات في أي لحظة. يمكن للترميز المتسلسل تعزيز سرعة معالجة الطلبات.

-  تصميم الحقول المطلوبة والاختيارية

تصميم الحقول المطلوبة والاختيارية يتيح للنظام أن يكون أكثر مرونة حيث يمكن تحديد الحقول المطلوبة والاختيارية بناءً على نوع الطلب لتسهيل إدخال المعلومات بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إضافة حقول إضافية لتسجيل معلومات الدفع والمبالغ والحالة المالية للمستند

-  الإشعارات الفورية

عند تغيير حالة الطلب، يتم ارسال إشعار فوري يُخطر العميل بحالة. هذا التنبيه يُسهم في تسهيل تتبع تقدم العمليات ويُمكّن الأطراف المعنية من متابعة التطورات الحالية، مثل "تم التقديم"، "تحت المراجعة"، أو "تم الاكتمال". بفضل هذه الإشعارات الفورية، يصبح التفاعل مع تحديثات حالة الطلب سهلاً وفعّالًا

- ارشفة المستندات

تهدف إلى تخزين وتنظيم المستندات بشكل فعّال لاستخدامها لاحقًا. حيث يمكن الحفاظ على سجل دقيق للوثائق والمعلومات، مما يسهل الوصول إليها وتتبعها بشكل فعّال حسب مساحة العمل المختارة مسبقا في الطلب(داخلي ،المالية الموارد البشرية، التسويق وغيره).

-  لوحة حالات الطلب

لوحة تحكم تمكن المستخدمين من مراقبة وإدارة جميع الطلبات ومراحلها بشكل مركزي. تتيح هذه اللوحة إلقاء نظرة شاملة على حالة التنفيذ لجميع الطلبات المقدمة. مما يساعد في تقديم معلومات فورية وبصورة مبسطة.

-  لوحة الطلبات

نافذة توفر لمستخدمي النظام رؤية شاملة حول جميع أنواع الطلبات المُقدمة، متضمنة معلومات حول العدد الكلي لكل نوع من الطلبات وفرصة لرفع طلب جديد بسهولة.

-  التكامل مع الأنظمة

النظام متكامل ومرتبط بشكل فعّال مع الحسابات المالية للمستخدمين وذلك للمستندات المدفوعة. مع توفير توثيق إلكتروني للدخول الموحد(نفاذ). يمكن إرسال روابط التوقيع إلى الهاتف أو البريد الإلكتروني، مما يعزز سهولة استخدام النظام.